Як написати офіційний лист англійською*

Офіційний лист — це один з інструментів спілкування зі своїми партнерами по бізнесу або при прийомі на роботу чи вступу в університет. В цій статті ми розберемо структуру листа та коли його доречно писати.

В яких випадках потрібен офіційний лист

- Якщо ви хочете вступити в університет і вам потрібно написати лист ректору чи проректору закладу;

- Менеджеру по підбору персоналу, якому ви надсилаєте резюме разом із супровідним листом;

- Для відправлення запиту, скарги, листа-прохання у чиновницьку установу;

- Якщо ви пишете начальнику чи колегам інших відділів з якими не спілкуєтеся, в такому випадку теж доречний офіційний лист.

Чим відрізняється офіційний лист від напівофіційного

В офіційному листі завжди зберігається структура тіла листа, не допускаються скорочення, наприклад, I am =I’m, she is =she’s. Вся інформація, яку ви хочете донести до адресата має бути чіткою й зрозумілою, написаною шаблонною мовою.

Щоб зрозуміти які слова можна використовувати в листі, а які відносяться до розмовних, звертайте увагу на позначку formal / informal. Таким чином в словниках позначають слова, які несуть офіційний характер (formal) чи використовуються в щоденному вжитку (informal).

На відміну від ділового стилю, напівофіційне листування має тепліший характер, в ньому можна використовувати скорочення, наприклад, there’s, I’m not. Такі листи надсилаються колегам з якими ви постійно спілкуєтеся, або компаніям, в яких корпоративний стиль спілкування — напівофіційний.

З чого складається структура офіційного листа

Офіційний лист має чітку структуру, яка не змінюється, а саме:

- адреса відправника (Sender's address);
- дата (Date);
- адреса отримувача (Address of the recipient);
- звернення (Salutation);
- вступна частина, основна частина, висновок (Introduction, Body of the Letter, Conclusion);
- заключна фраза (Complimentary);
- підпис (Signature).

Тепер розглянемо детальніше кожен пункт.

Sender's address and Address of the recipient

Існує декілька варіантів оформлення адреси:

- адресу відправника вказуються в правому кутку, адресу одержувача — в лівому. Цей спосіб підійде для Великобританії;

- адреси відправника і одержувача пишуться в лівому кутку. В такому форматі ви можете використовувати блочний спосіб, за допомогою розділення абзаців тільки пробілом, або використайте метод абзаців з відступом. Цей варіант для Сполучених Штатів Америки.

Під час заповнення додайте лише назву компанії, номер будинку, вулицю, індекс, країну і номер телефону, а ім’я пишеться в кінці листа в якості підпису.

Якщо ви відсилаєте лист з України, то зберігайте порядок написання адреси, який прийнятий в країні, наприклад:

(name company)
vul. Volodymyrska, b.5
Kyiv
01030
Ukraine
(phone number)

Адресу отримувача потрібно писати згідно з правил країни в яку направлятиметься лист. Спочатку потрібно вказати ім’я та прізвище, посаду, назву організації, номер будинку, назву вулиці, номер офісу, місто, індекс та країну. Наприклад:

John Wesley
Director
Warner Bros. Entertainment, Inc.
105 N Vermont Ave
Los Angeles
CA 90026
USA

Date

Дату необхідно писати для того, щоб листи можна було структурувати згідно з надходженням. Якщо ви пишете лист упродовж декількох днів, то необхідно вказати день і місяць завершення написання листа.
Розмістити її потрібно під адресою відправника. Якщо ви не вказуєте свою адресу, то дата пишеться в лівому верхньому кутку або посередині.

В британському варіанті англійської мови написання дати співпадає з українським, але американський варіант відрізняється, тому спочатку пишеться місяць, потім дата й рік. В офіційних листах місяць завжди пишеться прописом, це потрібно для того, щоб не виникала плутанина між місяцем і днем. Наприклад:

Великобританія
26 July 2021
США
July 26, 2021.

Salutation

В англійській мові є декілька варіантів звернень. Завдяки йому ви проявляєте повагу до людини, якій адресований лист. Якщо ви не знаєте ім’я, то краще написати Dear Sir / Madam. У випадку, коли ім’я вам відоме, а також стать, сімейне положення, то можете написати Mr (Mister), Mrs (Missis), для незаміжньої жінки краще використати звернення Ms (Miss). Наприклад:

Dear Mr Furgo — дорогий містер Фарго;
Dear Mrs John — дорога місіс Джон;
Dear Ms West — дорога міс Вест.

Introduction, Body of the Letter, Conclusion

Вступну частину починайте з причини, чому ви вирішили звернутися до адресата. В основній — детальніше розпишіть свою думку / пропозицію / проблему або її рішення / ідею. Надайте необхідні деталі та факти. Пишіть по суті, без «води», текст у листі має бути зрозумілим і легко читатися. На завершення додайте свої пропозиції чи побажання.

Complimentary and Signature

Заключна фраза потрібна, щоб виразити повагу та вдячність адресату за витрачений час і бажання продовжувати листування. Для незнайомої людини ви можете використати слова ‘Yours faithfully’, для знайомої — ‘Yours sincerely’. Один з варіантів пишеться в кінці листа з нового абзацу. Після цього зробіть відступ та з лівого боку напишіть своє ім’я та прізвище.



Бажаєте дізнаватися головні новини Луцька та Волині першими? Приєднуйтеся до нашого каналу в Telegram!