Переваги переходу на систему електронного документообігу*

Сучасні технології значно підвищили ефективність роботи офісу. Але багато компаній все ще надто зосереджені на папері. Електронний документообіг в Україні поширюється доволі активно, але далеко не всі власники бізнесу розуміють його переваги.

Ми виділили ключові бонуси, які компанія отримує при переході від паперу до електронного документообігу (СЕД).

Покращений контроль над оновленнями

У випадку з паперами доволі важко визначити, з якою саме версією документу ви працюєте. Можливо, вона вже застаріла? У СЕД є вбудовані функцію для контролю над оновленням версій. Зникають проблеми, пов'язані з необхідністю передавати документ з рук в руки та довго аналізувати його історію.

Більш ефективне співробітництво

Співробітництво між різними зацікавленими сторонами полегшується, коли документи можна миттєво передавати в електронному вигляді. Значно простіше зрозуміти, де саме знаходиться документ, хто з ним працює, на якому етапі знаходиться розгляд, затвердження і т.д. Можна швидко обмінюватися даними між різними співробітниками, відділами, організаціями.

Зручне користування

Потрібні документи можуть бути отримані практично миттєво, у будь-якому місці та в будь-який час. Для цього потрібно лише мати підключення до мережі та доступ в систему. Не потрібно довго шукати папери у каталогах, папках та архівах.

Виконання нормативних вимог

У ряді випадків законодавство та галузеві правила вимагають дотримання певних вимог при користуванні документами. Інколи ці вимоги можуть бути доволі складними. Якщо не дотримуватися їх, можна серйозно нашкодити бізнесу. СЕД допомагає забезпечити дотримання усіх вимог завдяки автоматизації управління.

Захист інформації

Документи можуть містити ділові секрети та інші конфіденційні дані, такі як особиста інформація працівників. Якщо сторонні особи отримують доступ до цих документів, це може призвести до серйозних фінансових та юридичних проблем. СЕД забезпечує доступ до важливої інформації лише тим особам, які мають на це право.

Зниження витрат

Управління великим обсягом документів, створених у процесі ведення бізнесу, вимагає доволі значних капіталовкладень. У звичайній системі потрібно витрачати гроші на папір, чорнила, папки, теки, приміщення та персонал для архіву.

Навіть в електронній системі вам потрібні комп'ютери, носії інформації та персонал для адміністрування. Однак у випадку з СЕД витрати все одно значно менші.
Бажаєте дізнаватися головні новини Луцька та Волині першими? Приєднуйтеся до нашого каналу в Telegram!